学術・渉外活動に関わる事務手続きについて

書類の提出

事業開催前

「学術事業実施計画・生涯教育認定申請書」
「事業収支予算書」
提出先:学術理事 期限:一ヶ月以上前
「長臨技だより掲載願い」 提出先:長臨技だより担当者 期限:一ヶ月以上前
「公文書発行願い」
「事業収支予算書」
提出先:庶務理事 期限:一ヶ月以上前

事業開催前

「学術事業実施計画・生涯教育(認定)報告書」
「事業収支決算書」
提出先:学術理事 期限:二週間以内
「事業収支決算書」 提出先:会計理事 期限:二週間以内

支部・・支部幹事が学術を担当している場合は支部理事を通して手続きを行う。
県本部への事務手続きは支部理事が責任をもって執り行う。

長臨技だより掲載願い

提出期限 掲載希望月の前月の27日までに提出する
記載事項 事業名、日時、場所、内容、参加費、募集人員、申込〆切、申込先、注意事項等
発行日 1日
送付方法 Eメール:office@namt.jp
MicrosoftWordまたはテキスト形式で添付する
提出書類:長臨技だより掲載依頼書
送付先:一般社団法人 長野県臨床検査技師会 連絡事務所
所在地390-0847 松本市笹部 1-3-7
TEL:0263-87-5601 FAX:0263-87-5588

公文書発行願い

講師・座長
依頼、派遣要請
講師・座長本人の承諾を得てから庶務に依頼する
派遣要請書は「本人のみ」、「上司のみ」、「本人とその上司」の確認をする・郵送する「正式な住所」「役職名」「氏名」を確認する・医師、県外技師、施設長宛に対しては県会長名の公文書で依頼する
県内技師、技師長に対しては班長名で依頼する
実施1ヶ月以上前までに申請する

○講演会・・講演会名、講演日時、開催場所、開催責任者
○講 師・・送付先施設名、送付先住所、所属、役職名、氏名、講演内容
○上司、施設長への派遣要請・・所属、役職名、氏名
できればタックラベル等を作成して添付する。

公文書とは別に班長名で事前にその旨の通知と別途要請をすること

施設借用願い 実施1ヶ月以上前までに提出する
借用場所、期間・期日、借用目的、予定参加人員、借用申請者、会場責任者、郵送住所と宛名、依頼先の宛名(施設長)
委嘱状 班長には会長から委嘱状が発行される
それ以外の役員、地区委員で必要な場合は班長が委嘱状を発行する

学術事業実施報告書の提出

学術理事へ 「学術事業実施報告・生涯教育認定報告書」「参加者名簿」「事業収支決算書」
会計へ 「事業収支決算書」「A4会計処理明細書」「領収書」「源泉徴収票」

会計処理

領収書 領収書の宛名は「(社)長野県臨床検査技師会」とし、支部、研究班名としない
第三者の印のある領収書以外は無効である。講師料や手当以外は事業関係者の印は無効
相手への領収書の印は支部長名、班長名でよい。技師会会長印が必要であれば本部会計に連絡する。
基本的に領収書のないものは対応できない。どうしても領収書が取れない場合は支払い証明書を使う。但し、支払い者は会計担当者などにする。
A4用紙へ中科目別、日付順に貼り付ける。左端に糊しろ分を開ける
源泉徴収票 表書きをして、同じものを3枚作る
1枚は本人に源泉徴収料を差し引いた金額と一緒に、2枚は会計に渡す
税金分は本部会計がまとめて納税する
上半期が6月末、下半期が12月末までに、源泉徴収金と源泉徴収票を会計へ送付する
源泉徴収料は源泉徴収票に添付してわたす(別封筒にする)
会計処理
明細書
交通費、講師謝礼金は算定基準に沿って対処する
旅費規程、別紙に示した算定基準を参考にする
何を何のために使用したかを記載しておく
勘定科目一覧を参考にする
講演料には源泉徴収料を加えた金額で処理する
科目ごとに詳細に記入し、科目ごとに小計を入れる
収支が差し引き赤字の場合には、金額の前に△等をつけて表示する
運営役員は必要最低限とし、その氏名・所属を明記した用紙を別途添付する
注意事項 1事業1会計、単年度決算を原則とする
1事業で大幅な赤字決算にならないように予算を組む。1事業で赤字が生じた場合は、他の事業で黒字にし、年間を通じてプラスマイナスゼロになるよう努力する。
事業会計が年度をまたぐような場合でも1事業として処理する
会計報告は1事業ごとに行うが、年間余剰・不足金は年度末にまとめて会計処理する。1事業ごとに会計との金の受け渡しはしない。
協賛金は本会計に振り込む
メーカーからの協賛金を事業収入部に直接入れたり、メーカーが直接講演者に支払うのではなく、まず、県技師会の本会計に振り込むようにする。請求分は県本会計から事業に振り向ける。会計処理明細書にはその旨を記載しておく。領収書は本部会計から出す旨をメーカーに伝えておく。

地区勉強会について

支部内で研究班班員が集まって学術的な勉強を行っている会が該当する
生涯教育非認定の地区勉強会は当項目に該当しない
研究班の下部組織として位置づける

登録 地区勉強会を開催している、または開催する予定で生涯教育研修の認定を受ける場合は必ず登録をする。登録の事務処理は所属研究班が担当する
地区勉強会を登録する場合は「地区勉強会登録申込書」に必要事項を記入して研究班長経由で学術理事へ登録する。コピー2部を添付する。原本は学術理事が、支部理事と研究班長はコピーを保管する。支部理事へは研究班長が送付する。
名称変更や地区委員の交代を希望する場合は速やかに研究班長へ連絡し、再登録する
名称 地区勉強会の代表者は研究班の地区委員が担当し、班長が任命する。代表者=地区委員とし、その任期は研究班で決める。名称は「地区委員」で統一する。
勉強会の名称は「○○研究班××地区勉強会」とする。

地区(例) 北信…中野、長野 中信…中信
東信…上田、佐久 南信…諏訪、上伊那、飯田下伊那

書類の提出 生涯教育を申請する必要がない場合は報告書類を提出する必要はない

<事業実施前>
実施計画書は支部理事へ提出し、支部理事は毎月まとめて支部内会員に通知する。実施計画書は支部理事が保管する。
「生涯教育履修登録申請書」を学術理事へ提出する。

<事業実施後>
必ず地区委員が担当研究班長経由で学術理事へ書類を提出して事業報告する。「事業報告」と「参加者名簿」は1部ずつ、参加費を徴収した場合は「会計報告」も提出する。

生涯教育研修認定団体主催の学習会(△△研究会、××セミナー等)について

生涯教育研修の認定を受けている登録団体が主催する研究会等が該当する。研究班が実務担当している学習会とは異なり、研究班活動ではないので下部組織としては位置づけない

登録 研究会等を開催している、または開催する予定で生涯教育研修の認定を受ける場合は必ず登録をする
研究会等を登録する場合はその代表者が「登録申請書」に必要事項を記入して学術理事へ提出する
名称と代表者名の変更があった場合は速やかに再登録する
書類の提出 事業実施前に「生涯教育履修登録申請書」を学術理事へ提出する
事業実施後に「参加者名簿」を学術理事へ提出する